Intern kontroll och efterlevnad
Här beskriver vi de viktigaste inslagen i Nobinas system för intern kontroll och riskhantering i samband med den finansiella rapporteringen. Syftet med internkontrollen är att säkerställa korrekta, ändamålsenliga och tillförlitliga finansiella rapporter och upplysningar.
Nobinas internkontroll formas av den övergripande kontrollmiljön. Styrelsen ansvarar för att fastställa ett effektivt system för internkontroll och styr sedan internkontrollarbetet genom revisionsutskottet, Nobinas vd och koncernledningen. Dessa i sin tur ansvarar för att verksamheten och alla medarbetare följer strukturerna för den interna styrningen och kontrollen. För att ha en stark och transparent kontrollmiljö krävs en god organisationsstruktur, tydliga beslutsvägar, koncernvärderingar kring etik och integritet, samt tydligt definierade och kommunicerade befogenheter genom ett internt kvalitetsstyrande ramverk som består av exempelvis policyer, instruktioner och riktlinjer.
Vår kontrollmiljö
Nobinas operativa styrning av kontrollmiljön bygger på ett processorienterat ledningssystem som ska säkerställa beteenden och en företagskultur med integritet och som inte kompromissar med etiska värden. I företagskulturen ingår medarbetares erfarenheter, kompetenser, attityder, etiska värderingar och uppfattning om hur ansvar och befogenheter är fördelade. Styrningen består av verksamhetens huvudprocesser och ramverk som innefattar koncernpolicyer liksom instruktioner på bolags- och lokal nivå. Varje huvudprocess har en processägare som ansvarar för processen och ska föreslå förebyggande åtgärder, utveckling och förbättring av processen. Nobinas olika verksamhetsledare ansvarar för att införa, följa upp och åtgärda brister i de olika huvudprocesserna.
Andra kontrollprocesser
Nobina har även andra kontrollprocesser som fungerar som en förlängning av den huvudsakliga operativa kontrollstyrningen. Bland annat finns en compliancefunktion som är oberoende från affärsverksamheten samtidigt som den är en stödfunktion till koncernens verksamhet. Funktionen stöder affärsverksamheten och ledningen i regelefterlevnadsfrågor och arbetar proaktivt för att uppdatera bolaget om nya regelverk och andra omvärldshändelser som kan påverka vår verksamhet. Funktionen följer även löpande upp olika aktiviteter och rapporterar compliancerisker som kan uppstå om Nobina inte följer externa och interna regler. Till funktionen hör även organisationerna inom både informationssäkerhet och dataskydd, som i sin tur arbetar med compliance genom sina organisationer. Compliancearbetet förstärks genom Nobinas KAMS-arbete (kvalitet, arbetsmiljö, miljö och säkerhet) som är integrerat i hela koncernen, på central och lokal nivå, för att vi ska kunna förebygga bland annat operativa risker. Arbetet utvärderas regelbundet genom egenkontroller och interna revisioner.
Nobina har även både en intern och extern visselblåsartjänst som medarbetare når via intranätet och andra intressenter når via bolagens hemsidor. Syftet är att på ett tidigt stadium fånga upp ekonomisk brottslighet eller eventuella avvikelser från exempelvis Nobinas värderingar och affärsetiska riktlinjer. Anonymitet och professionell hantering garanteras genom att den som vill rapportera gör det helt anonymt via Nobinas externa part som administrerar tjänsten.
Nobinas koncernövergripande policyer inklusive uppförandekod och värderingar
- Säkerhetspolicy
- Medarbetarpolicy
- Miljöpolicy
- Inköpspolicy
- Nobinas värderingar
- Informationssäkerhetspolicy
- Kommunikationspolicy
- Attestpolicy
- Uppförandekod
- Finanspolicy